people@places: Hospitality, flexibiliteit en bijzondere locaties

Steeds meer bedrijven kijken kritisch naar de vierkante meters aan kantoor- en vergaderruimte die zij huren en kiezen voor flexibiliteit in de vorm van externe vergaderzalen. people@places speelt op die veranderende behoefte in met 21 unieke locaties die uitblinken in gastvrijheid, en die bovendien zeer makkelijk en flexibel te boeken zijn.

Het concept people@places ontstond in 2016 vanuit een veranderende arbeidsmarkt. "De arbeidsmarkt werd flexibeler en de zzp'ers waren in opmars", blikt commercieel manager Erik Werners terug. "Deze ondernemers hadden geen professionele werkomgeving om bijvoorbeeld klanten te ontvangen. Wij besloten in business centers en bedrijfsverzamelgebouwen volledig ingerichte kantoor- en vergaderruimtes met hospitality en uitgebreide faciliteiten aan te bieden, zoals een gastheer of -vrouw die iedereen welkom heet, koffie- en theefaciliteiten en AV-middelen. Flexibiliteit voor de gebruikers vonden we vanaf het begin belangrijk. Nog altijd kunnen ruimtes vanaf een uur worden geboekt."

Veranderende vergadermarkt

Na een vliegende start in Deventer breidde people@places het aantal locaties uit richting het midden en westen van het land. Ook het type ruimtes werd uitgebreid met spreekkamers, coachingkamers en zelfs locaties waar middelgrote evenementen kunnen plaatsvinden. "Net als de arbeidsmarkt destijds, zien we binnen de vergadermarkt een duidelijke ontwikkeling die is versneld door de coronacrisis. De werkplek is een onderwerp dat bij elk bedrijf op de agenda staat. Steeds meer mensen werken thuis of extern. Bedrijven willen liever niet voor te veel kantoorruimtes met vergaderzalen betalen tijdens dalmo-menten in de bezetting. In plaats daarvan kiezen ze voor flexibiliteit en huren ze een externe vergaderzaal voor bijvoorbeeld teamsessies of MT-vergaderingen op het moment dat zij deze nodig hebben."

21 locaties

Ook op deze groeiende behoefte aan flexi-bele vergaderzalen speelt people@places in. En met succes, aangezien de vergadermarkt inmiddels 65% van de bedrijfsactiviteiten beslaat. "Binnen onze portefeuille hebben we 21 locaties met niet alleen kantoorplekken en vergaderzalen, maar ook boardrooms, trainingszalen en zelfs congres- en evenementenzalen", vertelt Erik. "Alle locaties bieden ondersteunende dienstverlening en technische faciliteiten zoals grote schermen. Op een aantal locaties kun je met behulp van conferentiesystemen hybride events organiseren. Ook hebben we studio's voor live stream events. De afgelopen jaren hebben we bovendien een veranderslag ingezet en wat meer unieke locaties toegevoegd waar je kunt flexwerken, vergaderen of congresseren in een hele andere omgeving. Op een aantal locaties bieden we ruimtes en zalen die een wat meer huiselijke setting hebben voor bijvoorbeeld een inspiratiesessie."

Bij het uitbreiden van het portefeuille is ook goed gekeken naar de bereikbaarheid. Erik: "Onze locaties zijn geliefd bij corporates, maar ook bij overheidsinstellingen. Deze organisaties letten bij het boeken van een locatie onder andere op de bereikbaarheid per openbaar vervoer. Een aantal van onze locaties ligt zeer gunstig ten opzichte van trein- en metrostations, zoals onze vestiging in Utrecht. Onze vergader- en trainingszalen in Amersfoort liggen zelfs in het gebouw van station Amersfoort Centraal. Hier bieden we twee grote zalen voor maximaal 100 personen. Ook is het mogelijk om een hele etage met een plenaire zaal, subzalen en de koffielounge af te huren."

Unieke locaties

Een zeer bekende congres- en evenemen-tenlocatie in het portfolio van people@places is Het Spaansche Hof, een voormalig stadspaleis aan het Westeinde in Den Haag. "Het monumentale pand heeft een grote binnentuin en biedt ruimte voor bijeenkomsten met een capaciteit tot 150 personen", vertelt Erik. "Diverse overheidsinstanties maken regelmatig gebruik van deze locatie en je kunt deze bovendien exclusief afhuren. Op dit moment worden er in het pand vijftig hotelkamers ontwikkeld door hotelketen Numa. Deze kamers kunnen vanaf mei 2025 ook via ons worden geboekt in combinatie met een evenement. Dat betekent dus dat we vanaf dan ook meerdaagse events kunnen aanbieden."

Een recente toevoeging is de Technology Base op Vliegveld Twente. "Op deze kenniscampus kunnen organisaties en bedrijven hun innovaties in de luchtvaarttechnologie testen, zoals drones en elektrische vliegtuigen. Ook voor bedrijven buiten de luchtvaartsector is het een inspirerende omgeving. In de oude shelter B535 waar vroeger de F16's werden gestald, vind je spreekkamers, (flex)kantoren, een opleidingslokaal en een chique boardroom met uitzicht over het vliegveld en de omliggende natuur. Ook is er een evenementenzaal voor 100 personen voor seminars, congressen of netwerkevents. Deze bijeenkomsten kun je combineren met een barbecue of walking diner. De inrichting is een combinatie van huiselijk en zakelijk, dat een mooie contrast vormt met het groene, ruige terrein, waar teamdagen of bedrijfsuitjes kunnen worden georganiseerd. En ook deze locatie kan exclusief worden afgehuurd."

Per 1 september van dit jaar komt er een 22e locatie bij; de bekende vergaderlocatie StudioZoost aan de Johan Cruijff Boulevard bij de Johan Cruijff ArenA. "Deze locatie beschikt over acht ruimtes waarvan er een aantal zeer geschikt zijn voor het doen van marktonderzoek. De zalen en de ontvangstruimte zijn in een hotel chique, maar huiselijke sfeer ingericht."

Hospitality en flexibiliteit

people@places hecht nog altijd veel waarde aan een hoge mate van hospitality en flexibiliteit voor boekers en deelnemers. "Er staat altijd een gastheer of -vrouw klaar om gasten welkom te heten en indien nodig te assisteren bij bijvoorbeeld het aansluiten van het tv-scherm. Daarnaast bepaal je zelf wanneer je komt en wat je boekt, en je betaalt voor wat je gebruikt. Normaal gesproken zit je vast aan een dagdeel of zelfs een hele dag. Bij ons kun je een ruimte boeken vanaf een uur. Wil je meer dan alleen een zaal, dat kun je er bijvoorbeeld een arrangement voor koffie en thee, lunch of een borrel bijboeken. Die catering verzorgen we zelf. Op een aantal locaties hebben we een inpandige vestiging van ons eigen cateringbedrijf C@nteen, andere locaties worden vanuit een centrale keuken gefaciliteerd."

Boekingsmodule

De hoge mate van flexibiliteit komt ook terug in de boekingsmodule op de website van people@places. "We hebben ons eigen reserveringssysteem Easymeeting ontwikkeld waarmee je ruimtes bij al onze locaties kunt boeken. Bij dit systeem staat de gebruikerservaring centraal, waardoor het eenvoudig en intuïtief te gebruiken is voor zowel onze gasten als de locatiebeheerders. Als opdrachtgever kun je in drie stappen een boeking doen. Met behulp van de zoekfilter selecteer je een zaal op basis van de actuele beschikbaarheid van de locaties. Vervolgens kies je of en welke producten je wilt bijboeken, zoals een arrangement of bepaalde AV-middelen. Ten slotte bevestig je je boeking. Het grote voordeel van dit systeem is dat je meteen de zekerheid hebt dat je er terechtkunt. Je hoeft niet op de offerte te wachten vanuit de locatie. Wie wijzigingen in de boeking wil doen, kan dit eenvoudig tot twee dagen van tevoren doorvoeren. Afhankelijk van het type boeking kan de bijeen-komst zelfs tot twee dagen van tevoren worden geannuleerd. Kom je er met het boeken of wijzigingen toch niet uit, dan kun je altijd telefonisch of per e-mail contact opnemen."

Bij complexere bijeenkomsten zoals grote events met break-outsessies, komt er natuurlijk wat meer eventmanagement om de hoek kijken. Erik: "Dan neemt de gastheer/vrouw van de betreffende locatie persoonlijk contact op om de details door te spreken. We kunnen bijvoorbeeld assisteren bij het vinden van een lokale partij die teambuildingsactiviteiten kan organiseren. Maar ook wanneer we zien dat een zaal een hele dag is geboekt maar er geen lunch is aangeklikt, checken we altijd even of de boeking compleet en naar wens is. Die persoonlijke service maakt samen met het hospitalityniveau, het unieke locatie-aanbod en onze flexibel en eenvoudig te boeken locaties onderdeel uit van ons succesvolle concept."

Benieuwd naar het volledige aanbod en de boekingsmodule van people@places? Kijk voor meer informatie op www.people-places.nl.

Groene bijeenkomsten

Omdat people@places niet over eigen vastgoed beschikt maar wel een bijdrage wil leveren aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, heeft de organisatie zich in 2023 als een van de eerste locatiepartners met meerdere locaties aangesloten bij Greenbookings.

Greenbookings levert een concrete bijdrage aan een beter klimaat, meer biodiversiteit en gezonde leefomstandigheden door evenementen- en vergaderlocaties in Nederland met het planten van bomen. Dit doet de organisatie in samenwerking met Life Terra. Zo werken zij samen aan een groene en gezonde wereld.

Bij elk evenement dat je organiseert bij people@places, spaar je automatisch voor het planten van bomen. Onze wereld heeft meer bos nodig: voor een beter klimaat, meer biodiversiteit en gezonde leefomstandigheden.