Next Gen en de toekomst van events: Een internationaal perspectief

Sushrutha Vemuri, Community Development Executive van Conferli in Nederland


De nieuwe generatie activeren en beter betrekken bij (kennis)evenementen is uitdagend. In deze serie artikelen duik ik dieper naar de behoeften van de next generation binnen de evenementbranche. Mijn doel is jong en oud te inspireren, hun perspectief eens te veranderen en mogelijk zelfs de aanpak te heroverwegen. Door verandering te omarmen, kunnen we een dynamische en inclusieve evenementenindustrie creëren die relevant blijft voor de toekomst.

Tekst: Ingrid Rip

In dit artikel breng ik een internationaal perspectief. Ik heb interviews gehouden met Sushrutha Vemuri, de Community Development Executive van Conferli in Nederland, Linda Lebanda Jr., communicatiemedewerker bij de European Waste Management Association in Brussel, en Daniela Slavin, administratief specialist in de kantoren van de president en de provoost van de University of West Florida in Pensacola. In dit artikel lezen jullie over hun visie en ervaringen.

In contact komen

De vraag 'Wat is een zakelijk evenement?' kan misleidend zijn als je deze in het Engels stelt. De term zakelijk kan refereren aan evenementen die geïnitieerd worden door bedrijven. Om over deze barrière te stappen, benadruk ik dat we evenementen zullen bespreken die verband houden met werknemers, bedrijven of (wetenschappelijke) gemeenschappen om informatie te delen, samen te leren, relaties te bouwen en te onderhouden etc. Hoe zien ze er volgens deze dames uit?

Sushrutha denkt even na en antwoordt dat het erom gaat waarom een evenement wordt georganiseerd en waarom deelnemers komen. Soms kan een serieus, inhoudelijk en doelgericht evenement werken, maar je moet de juiste balans zoeken tussen informatie en plezier. "Elk evenement dat ik wil bijwonen - groot of klein - moet boeiend zijn omdat ik met mensen in contact wil komen. Dat is het doel. Met mensen praten en iets leren." Ze noemt ook de noodzaak van diversiteit van het publiek en hun leervoorkeuren. Daar ben ik het helemaal mee eens. Je moet je inleven in je stakeholders om de juiste inhoud te creëren!

Daniela kreeg meer inzicht in het fenomeen evenementen sinds ze begon met werken, omdat ze zich niet realiseerde dat evenementen zo'n belangrijk onderdeel zijn van een bedrijfscultuur. "Ik geniet ervan, omdat ik zo in contact kan komen met mijn collega's. Voor mij, als introvert, zijn evenementen een geweldige manier om contact te maken. Ik word voorzichtig gedwongen om met collega's te communiceren en hen beter te leren kennen." Ze vindt dat evenementen vaak goed zijn ontworpen voor verschillende persoonlijkheden, waardoor ze inclusief zijn, het inwerken gemakkelijker wordt en het leren actiever.

Daniela Slavin, administratief specialist in de kantoren van de president en de provoost van de University of West Florida in Pensacola

De toekomst van evenementen

"De toekomst van de sector zal zeker anders zijn. Evenementen zullen veranderen", zegt Sushrutha, meteen verwijzend naar onderwerpen die op dit moment ter discussie staan: inclusief en divers, duurzaam, toegankelijk, haalbaar en betaalbaar voor iedereen. "Die gesprekken vinden plaats en ik waardeer het dat ze zo tot leven worden gebracht. Toch gaat het vooral om de praktische aanpak. Passen we het toe?" Sushrutha verwacht drie tot vijf jaar om deze verandering te bespreken en te implementeren.

Daniela legt uit dat de volgende generatie gemakkelijk toegang heeft tot kennis, waardoor het moeilijker wordt om de aandacht vast te houden. Programma's zullen diverser worden, met kortere presentaties en het gebruik van technologie (bijvoorbeeld mobiele telefoons) om de aandacht vast te houden, omdat ze dat gewend zijn. "Er zal waarschijnlijk een mix ontstaan van persoonlijke, online en/of hybride bijeenkomsten. Soms is het makkelijker om een online evenement te organiseren omdat de geografische locatie er niet toe doet en het de inclusiviteit van het evenement vergroot." Tegelijkertijd vindt Daniela dat er iets speciaals is aan persoonlijke ontmoetingen. Ze gelooft niet dat dit ooit zal verdwijnen.

Linda sluit zich daarbij aan: "Zeker hybride. Hybride vergaderingen kwamen vaker voor tijdens de pandemie, maar ze blijven doorgaan. De volgende generatie is meer gewend om thuis te werken en iets minder te reizen voor het werk. Evenementen met een hybride component zorgen voor hogere deelnemersaantallen." Linda gelooft dat evenementen blijven bestaan, maar dat de deelname zal afnemen als alle evenementen live in-person worden. "Mensen hebben de tijd noch de middelen om naar alle evenementen te reizen."

Sushrutha geeft aan dat in-person evenementen volgens haar cruciaal zijn om te netwerken, gemeenschappen op te bouwen en partnerschappen te creëren. "Dit is onmogelijk of in ieder geval veel moeilijker om op een andere manier te doen." Linda voegt eraan toe: "Persoonlijke evenementen verdienen de voorkeur als het doel is om netwerken of diepgaande discussies over specifieke onderwerpen te stimuleren."

Ik kan het alleen maar eens zijn met deze dames. Als je mensen samenbrengt, creëer je nieuwe ervaringen en zie je nieuwe dingen. Deze zintuiglijke ervaringen veranderen hoe je dingen waarneemt; dit is trouwens universeel en overstijgt generaties. Samenwerkingen hebben dit persoonlijke tintje nodig. Hoewel online evenementen nuttig kunnen zijn, zullen ze nooit persoonlijke evenementen vervangen.

Volgende generatie aantrekken

Wat moeten organisaties doen om de volgende generatie aan te trekken? Daniela's visie is dat deelnemers specifieke doelen moeten bereiken. "Om de next-gen naar evenementen te trekken, moet je ze boeiender maken. Je wilt mensen verrassen en blij maken, door elementen toe te voegen waardoor ze zeggen: 'Ik heb hier persoonlijk iets aan gehad'. Inclusief verrassingen en ervaringen om hen te helpen de nieuwe informatie te verwerken en onthouden." 'What is in it for me?' is dus een bevestiging van de uitkomsten van eerdere interviews. Deelname kost geld, dus het zou beter zijn als het de moeite waard is. Ik zou daaraan willen toevoegen: Des te meer reden om ze bewust te ontwerpen!

Daniela gelooft dat veel ook te maken heeft met marketingpraktijken. Hoe presenteren organisaties zichzelf en is het antwoord op de vraag: Wat is hun purpose?, voldoende duidelijk. We gaan niet naar evenementen als we dit niet helder hebben. Dit hoorde ik ook al in mijn InHolland interview.

Hoge druk

Als we het over hoge druk hebben, geeft Sushrutha het verschil aan tussen het mondiale noorden (het 'westen') en het mondiale zuiden (lage- en middeninkomenslanden). Laatstgenoemde is veel meer gebaseerd op gemeenschapszin, waardoor sociale druk afneemt. Mensen hoeven bijvoorbeeld niet actief na te denken over het onderhouden van duurzame relaties met familie en vrienden simpelweg omdat ze bij elkaar wonen. Dit zorgt voor stabiliteit en veiligheid. Dit is een belangrijk cultureel verschil en is niet generatiegebonden.

Ze vertelt ook dat de druk die de volgende generatie ervaart veel te maken heeft met individuele keuzes. Dat is dezelfde reactie die ik kreeg in mijn vorige gesprek met Postillion Hotels. Iedereen maakt individuele keuzes; wat essentieel is voor de ene persoon is niet noodzakelijkerwijs belangrijk voor iemand anders, en sommige men-sen worden meer beïnvloed door sociale media dan anderen.

Als we het hebben over druk, stress en andere mentale lasten, erkent Linda de financiële stress waarmee de volgende generatie te maken krijgt. "De prijzen zijn de afgelopen jaren door het dak gegaan." Ze vertelt me ook dat ze soms het gevoel heeft dat de volgende generatie de toekomst som-ber inziet; financiële druk, mentale stress en een overdaad aan informatie, maar niet in de zin van groepsdruk. Groepsdruk heeft ze achter zich gelaten toen ze de middelbare school verliet. "Ik voel de vrijheid om te doen wat ik belangrijk vind. Natuurlijk zie ik veel voorbij komen op sociale media, maar het zet me niet onder druk. Als het me niet gelukkig maakt, doe ik het gewoon niet."

Daniela ervaart dat sociale media erg populair zijn, maar ze heeft ook het gevoel dat het punt van verzadiging in zicht is. "Sinds de pandemie besloten meer mensen in mijn leeftijdsgroep hun profielen te verwijderen omdat ze zich realiseren dat het niet het echte leven is."

Sushrutha noemt toch ook het krijgen van hulp van gelijkgestemden die je kunt vinden op sociale media. "Dat is de andere kant van sociale media. Het kan een probleem én een oplossing zijn." Tijdens mijn vorige gesprekken bevestigden de Nederlandse next-gen dat ze veel meer open staan voor het bespreken van mentale gezondheid, waardoor ze het kunnen oplossen. Dit is weer een individuele keuze.

Linda Lebanda Jr., communicatiemedewerker bij de European Waste Management Association in Brussel

Bruggen bouwen

Hoe kunnen we bruggen bouwen tussen generaties? Daniela voorziet samenwerking en co-creatie met vertegenwoordigers van verschillende (leeftijds)groepen. Dit is de manier om ze samen te brengen. Het is moeilijk om te weten wat mensen nodig hebben, daarom is het gemakkelijker om ze in je team op te nemen en naar ze te luisteren. Het vergroot het begrip, zodat je deze informatie kunt gebruiken in de ontwerp- en planningsfasen. "Haal de barrières tussen generaties weg, bijvoorbeeld door mentorprogramma's te starten en de top benaderbaar te maken", antwoordt Sushrutha. "Jongeren zijn bang om de meest eenvoudige vragen te stellen, bang om dom over te komen in het bijzijn van anderen. Dat zou ze zelfvertrouwen geven."

"Zoek een manier om van elkaar te leren!", geeft Linda aan. "Leren van anderen met ervaring is heel nuttig als je net van school komt. Zij zullen op hun beurt kunnen delen wat ze op school hebben geleerd en wat hun perspectieven zijn; dat is de beste manier om bruggen te slaan. Iedereen kan iets van elkaar leren." Sushrutha is het daar niet helemaal mee eens en antwoordt dat niet iedereen van jongeren wil leren als we het over reverse mentorschap hebben. Ik vind dit onbegrijpelijk, want vasthouden aan wat je al weet, zal geen verandering teweegbrengen. Ik ben het er dus volledig mee eens; Luister met een open geest en realiseer je dat er nog veel te leren valt. Tunnelvisie is een gemakkelijke valkuil, wat het geval is voor alle generaties.

Sushrutha stelt dat diversiteit het verschil kan maken. Een mix van mensen die discussiëren over verandering is van het grootste belang bij de implementatie ervan. Het gaat over gender, neurodiversiteit, mensen met ADHD en autisme en mensen die niet kunnen zien of horen. "Hoe kun je aan hun behoeften voldoen als je niet verder kijkt dan het voor de hand liggende? De volgende generatie voelt dat dit belangrijke kwesties zijn, maar hoe kunnen we deze barrières overwinnen? We hebben genoeg vragen om bewustzijn te creëren. Dat is waar het oplossen van de problemen begint."

Daniela denkt dat het belangrijkste aspect van het organiseren van evenementen, de verschillende perspectieven van verschillende generaties zijn. "De beste manier om te creëren is door erbij betrokken te zijn." Linda: "De evenementensector zal overleven; zolang er mensen bestaan, zullen evenementen altijd hun plaats hebben!" Ik laat het hierbij. Bedankt dames, voor dit internationale inzicht!