Betekenisvolle bijeenkomsten, wat kan beter?

Afbeelding van ?? ? via Pixabay

Betekenisvolle bijeenkomsten ontstaan als er zowel bij deelnemers als bij organisatoren behoefte is iets bijzonders te maken van de ontmoeting. Na de pandemie leek het er even op dat dit met volle passie werd omarmd. Die opleving lijkt van korte duur. Er wordt heel makkelijk teruggegrepen naar templates van oude evenementen. Copy-paste en alleen de naam van de spreker en de locatie verandert. De behoefte elkaar te ontmoeten is reëel maar de invulling, hoe die ontmoeting vorm te geven hapert, zeker als het gaat over het jaarlijkse associatiecongres. Hoe kan het beter?

Tekst: Monica Rijpma

Je kunt zomaar als twintigjarige met je neus in de boter vallen. Dat overkwam mij begin jaren '80 doordat ik, als de European Sales Executive van een van de grootste conferentiehotels in London, de ontwikkeling van de MICE-branche in Europa vanaf de wieg heb kunnen volgen. Associaties zoals MPI en SITE waren in America opgericht maar het duurde nog een paar jaar voor dit soort vakverenigingen in Europa op gang kwamen. Ook de beurzen en vakbladen waren dun gezaaid. De twee grootste Europese reisbeurzen, ITB in Berlijn en WTM in London, hadden beperkt aandacht voor zakenreizen. Er was in het algemeen nog weinig besef van de grote rol die zakelijke evenementen kun-nen spelen bij de ontwikkeling van een stad of regio.

Inmiddels zijn 'citymarketing' en 'placemaking' onderwerpen waarbij publieke en privébelangen elkaar vinden op het hoogste niveau van infrastructuur en policymaking. Bij de jaarlijkse lijst van congresdestinaties die door ICCA wordt samengesteld, staat de VS steevast bovenaan. Maar als je de cijfers zou optellen van alle EU-landen in de top 10, en dus appels met appels zou vergelijken, wordt de EU met overweldigende meerderheid gekozen als destinatie voor internationale congressen. Ook Nederland staat al jaren in de top tien.

Verbetering door technologie

Wie vanaf die begintijd werkzaam was in de congresorganisatie, heeft de technologische evolutie meegemaakt van wordprocessor, via PC naar smartphone. Dit was ook de eerste generatie die werd blootgesteld aan het verschijnsel 'always on'. Waar tot het arriveren van de BlackBerry, zelfs binnen de reiswereld, de vrije tijd van een werknemer was afgebakend, veranderde dat door de nieuwe technologie. Contracten konden direct worden ondertekend en per fax verstuurd, internationaal telefoneren via satellieten werd goedkoper en de email maakte het mogelijk om offertes binnen één werkdag, op papier uitgewerkt op het bureau van de klant af te leveren. Onderweg en overal 24/7 bereikbaar zijn werd de norm. Nu staat AI in de kinderschoenen en zal het tempo aan de organisatiezijde nog verder kunnen worden opgevoerd.

Aan de vraagzijde is er in al die jaren eigenlijk weinig veranderd; het verlangen en de noodzaak elkaar te ontmoeten bleef en blijft de essentie van de congreswereld. De uitwisseling van kennis en inspiratie brengt vernieuwing. De oplossingen voor de grote vraagstukken van een organisatie, bedrijf of vereniging komen voort uit samenwerking. Met de groeiende globalisering nam het aantal internationale associaties toe en daarmee is ook de vraag naar congresorganisatie groter dan ooit.

De pandemie bracht recent de nieuwste technologische aardverschuiving. Ondanks de creativiteit en techniek die meteen met alternatieven kwamen om het congres online door te laten gaan, bleek direct nadat lockdowns waren opgeheven, dat de behoefte aan live ontmoeting onveranderd groot was. Nu we elkaar weer mogen zien en omarmen, staan de congressen en jaarvergaderingen bovenaan op de agenda.

Toch er is iets veranderd. De generatiebalans op de werkvloer is verschoven; de babyboomers die eerdergenoemde ontwikkeling in de professionele congreswereld hebben meegemaakt, hebben in groten getale afscheid genomen. De nieuwkomers moeten hun weg nog vinden in het netwerk van vakassociaties, evenementen en tijdschriften. Er moeten nieuwe bruggen geslagen worden.

Ontleding van het associatiecongres

Dit artikel beschouwt één soort congres; het jaarcongres. Dit evenement bestaat uit meerdere onderdelen die, zoals de naam aangeeft, jaarlijks terugkeren. Het congres zelf is toegankelijk voor alle leden. Het is een belangrijk netwerkmoment waar leden hun bestaande contacten hernieuwen en nieuwe contacten opdoen. Het bestuur en de verschillende commissies gebruiken de bijeenkomst voor hun eigen vergaderingen. Er is vaak een prijsuitreiking waarbij succesvolle leden of projecten worden beloond. Soms is er een beurs- of expogedeelte om sponsors in staat te stellen hun product aan te prijzen en er zijn seminars, debatten en netwerkmomenten.

De schoolverlaters die net een opleiding als facilitymanager of eventcoördinator hebben afgerond, hebben een voorsprong op gebied van de laatste technologische kennis, maar dat heft de achterstand aan praktische ervaring niet op. Hoe zorg je dat het evenement zelf voldoet aan de verwachtingen van alle deelnemers?

Doelgroepen en doelstellingen

Er zijn verschillen tussen een algemene leden vergadering (ALV) en een internatio-naal associatiecongres maar bij beide is de behoefte voor PCO-services en eventcoördinatie evident. Bij een ALV wordt de agenda op voorhand door het bestuur opgesteld en de leden brengen vooraf hun agendapunten in. De congresorganisatie is vooral betrokken bij administratie, uitnodigingen, ontvangst en logistiek. Soms is er ook bemiddeling bij de keuze van de locatie, de catering of andere leveranciers.

Bij internationale associatiecongressen spelen vooral twee aspecten; kennis uitwisselen en netwerken. Daarnaast is het jaarcongres voor de associatie vaak een inkomstenbron.

Daarmee worden de verschillende doelgroepen en doelstellingen duidelijk. Het associatiebestuur moet zorgen dat nieuwe kennis wordt uitgedragen maar ook dat het congres minimaal kostendekkend is. De sponsors willen iets terug voor hun investering en de leden willen voor hun contributie en tijd worden beloond met nieuwe inzichten en contacten. De congresorganisator moet de belangen van al deze 'stakeholders' zien te vertalen in het evenement.

Robuust event designplan

De bestemming voor het jaarcongres wordt meestal bepaald door een systeem van rotatie. Een land of stad biedt aan om het congres onder te brengen. De plaatselijke leden vormen een organisatiecomité dat samen met het associatiebestuur en de lokale aanbieders het evenement vormgeeft. Event design is een belangrijke nieuwe trend in congresorganisatie. Waar voorheen vooral aandacht was voor de logistieke organisatie, werd het invullen van de inhoud overgelaten aan bestuursleden of de vrijwilligers van het organisatiecomité. Die logistieke organisatie blijft belangrijk, maar als het gaat om betekenisvolle ontmoetingen begint alles bij het moment dat het congres opent. Een goede regisseur of een robuust event designplan kan daar het grote verschil maken.

MPI EMEC24. Foto: Butino

Openingsevenement

De plenaire opening is een van de belangrijkste momenten van het congres. Het zet de toon voor het hele evenement. Vaak verwelkomt iemand van het bestuur de aanwezigen en komen vervolgens de sponsors van de gastlocatie aan het woord. Juist daar gaat het vaak mis. Als de spreker niet het charisma heeft om de onderliggende belangen zo te communiceren dat de luisteraar erdoor geboeid raakt, haakt het publiek af.

Suggestie: Engageer een 'regisseur', bijvoorbeeld iemand met een theaterachtergrond die de locatie en de boodschap van de spreker weet te vertalen naar een spraakmakende enscenering. Hierbij kunnen sprekers worden gecoacht zoals een regisseur acteurs kan aanzetten tot een pakkende 'vertolking'. Bijvoorbeeld bij een locatie met grote foyer waarover een loopbrug de ruimte doorsnijdt, kan een spectaculair openingsmoment worden opgeroepen met behulp van een ouderwetse spreekhoorn.

Een prominente spreker die de destinatie vertegenwoordigt, kan met een korte promotiefilm de unieke aspecten aanprijzen en daarbij steeds een tipje van de sluier lichten, zodat de bezoekers warmlopen voor wat ze de komende dagen zelf zullen ervaren. De belangrijke data over congresinfrastructuur en ondersteunende dienstverleners kan worden ondergebracht in een QR-code. Als die QR-code is verwerkt in een selfie-muur, heb je twee vliegen in één klap.

MC en ijsbreker

Diezelfde regisseur zou een dubbelrol kunnen vervullen als MC. De sprekers en gastlocatie kunnen de hemel in geprezen worden. Dat bouwt de anticipatie op. Bij commerciële congressen is die rol aan de dagvoorzitter toegewezen. Aangezien de deelnemers willen netwerken, is een verrassende ijsbreker een aantrekkelijke manier om nieuwkomers een beetje op weg te helpen.

Suggestie: Geef de naambadges verschillende kleuren die elk duiden op een eigenschap of kwaliteit en laat deelnemers bij het inchecken kiezen welke kleur ze prefereren; groen voor meegaand, rood voor ondernemend, blauw voor onderzoekend, roze voor introvert enz. Voor de eerste spreker begint, worden deelnemers uitgenodigd om rond te lopen en iemand aan te spreken op basis van de badge. Vooral voor deelnemers die alleen zijn gekomen en nog weinig andere mensen kennen is het een manier om even uit de comfortzone te stappen en in gesprek met andere nieuwkomers te komen. Daarna hebben ze, indien gewenst, meteen een gesprekspartner tijdens de plenaire sessie.

Vragen voor en door de spreker

De regisseur kan vragen die door een spreker worden opgeworpen, omzetten in korte groepsgesprekken of een opiniepeiling. Vragen aan de spreker kunnen via de regisseur worden gemodereerd of omgezet in een geïmproviseerd panel, op een manier die de betrokkenheid van de deelnemers gevangen houdt.

Eventlocatie en catering

Het eerste diner is ook een belangrijk netwerkmoment. Of er nu wordt gekozen voor een 'lopende receptie' of voor een tafelsetting, de praktische aspecten zijn belang-rijk. Hoe is de akoestiek, kun je elkaar verstaan? Hoe is het verloop voor de maaltijd, hoeveel mensen kunnen aansluiten bij de rij wachtenden. Als de locatie interes-sant is, kan het een aanleiding zijn om een korte rondleiding in te lassen, zodat de grote groep gebroken wordt.

Bij een museum van moderne kunst kan een korte inleiding met duiding van de kunst aanleiding zijn voor een gesprek over grenzen verleggen. Bij een brouwerij kan het gaan over de waarde van ambachten. Het thema is niet echt belangrijk, maar kan weer opnieuw in het eventdesignplan of door de regisseur in een passende context worden geplaatst. Het schept ruimte voor uitwisseling en netwerken, daar waar deelnemers anders in de rij voor de catering staan te wachten.

Entertainment

Creatieve beroepen kunnen bij elk evenement helpen om duiding te geven aan doelstellingen. Acrobaten laten het belang van samenwerking zien doordat ze blindelings op elkaar kunnen vertrouwen. Een koor laat zien dat een groep middelmatige zangers samen iets prachtigs kunnen neerzetten. Een getalenteerde solist kan ontroeren en bewondering oproepen. De regisseur of het eventdesign zetten entertainment in op momenten dat er aandacht kan zijn. Zo wordt er betekenis toegevoegd aan het evenement. In alle gevallen is het zinloos entertainment neer te zetten als een soort levend behang. Meer dan eens is te harde muziek bij een evenement een bron van irritatie, die afbreuk doet aan de doelstellingen.

Een inspirerend associatiecongres kan de start zijn voor een levenslange samenwerking. De contacten die de deelnemers maken worden versterkt door de gemeenschappelijke belevenis, de gesprekken en de uitwisseling.

Gelukkig zijn er in Nederland fantastische vakassociaties die uitblinken op het gebied van congresorganisatie. Die hebben elk een jaarcongres. Ze zouden zich al binnen de vakopleidingen kunnen manifesteren om nieuwkomers een startpunt aan te reiken. Je kan natuurlijk ook de congresverslagen in Meeting Magazine raadplegen.