Laag rendement in vergaderingen: De invloed van gebrek aan invloed

Vergaderingen behalen niet meer dan 50% rendement doordat bijna niemand voldoende invloedrijk is om inefficiënties aan te kaarten. Het gebrek aan invloed* leidt tot gemiste signalen en vertraagde samenwerkingen en zorgt voor onnodig lange vergaderingen.

Lodewijk van Ommeren, directeur van Bureau Zuidema ziet dat werknemers voornamelijk output-gedreven functioneren, waardoor signalen verloren gaan en samenwerking onvoldoende oplevert. De focus op eigen doelen zorgt ervoor dat gesprekspartners elkaar eerder als tegenstander dan als samenwerkingspartners zien. Daarnaast constateert Van Ommeren dat groepsreflectie te laat wordt ingezet en dat er vaak pas aan het einde van een project wordt teruggeblikt op het proces.

Doordat men invloed laat liggen, duren vergaderingen langer dan nodig. Volgens Van Ommeren leidt gebrek aan aandacht voor zowel verbale als non-verbale communicatie tot misverstanden en gemiste kansen. Om dit te verbeteren, moet men meer bewust zijn van hun invloed en deze invloed effectief inzetten. Dit betekent dat de balans tussen resultaat en relatie goed moet zijn. Oftewel, oog voor alle vormen van communicatie en het bewust zijn van het effect daarvan. Invloed moet niet worden gezien als manipulatie, maar als human sensitivity. Voor effectieve vergaderingen en bedrijfsvoering is het belangrijk om uit te zoomen en het grote plaatje te zien, waarbij wordt gekeken naar de persoon achter de resultaten.

Invloed in vergaderingen wordt gestimuleerd door twee haalbare punten:

-    Een goede voorbereiding: Zorg voor een goede voorbereiding met duidelijke doelen en agendapunten. Dit maakt ruimte vrij voor bewustzijn en beïnvloeding tijdens vergaderingen.

-    Pak die helikopterview: Creëer overzicht binnen vergaderingen, zodat je boven de materie uitstijgt en continu kan sturen naar het behalen van doelen.


*Invloed: De perfecte balans tussen resultaat en relatie. Iemand die invloedrijk is heeft oog voor alles dat in verbaal en non-verbale communicatie plaatsvindt. Je bent je bewust van het effect daarvan van deze communicatie. Je kijkt verder dat de persoon. Invloed is human sesitiveness. 
 

Tags: vergaderen